Fișa postului reprezintă un document esențial în orice organizație, deoarece definește în mod clar responsabilitățile și cerințele unui anumit rol. Acest instrument de management al resurselor umane oferă o imagine de ansamblu asupra atribuțiilor și a competențelor necesare pentru a îndeplini cu succes o anumită funcție.
Pentru un funcționar administrativ, fișa postului trebuie să cuprindă o descriere detaliată a sarcinilor și a responsabilităților zilnice, precum gestionarea corespondenței, arhivarea documentelor, asistență secretarială și alte sarcini de birou. De asemenea, ar trebui să specifice competențele și calificările necesare, cum ar fi abilități de organizare, comunicare eficientă și cunoștințe de tehnologie.
Având o fișă postului bine definită, atât angajatul, cât și angajatorul vor beneficia de o înțelegere clară a așteptărilor și vor putea asigura o performanță optimă în îndeplinirea atribuțiilor. Aceasta reprezintă un instrument valoros pentru a stabili obiective, a evalua rezultatele și a identifica eventuale nevoi de dezvoltare profesională.
Fișa Postului: Funcționar Administrativ
Titlu post: Funcționar Administrativ
Departament: Administrativ
Locație: București, România
Raportează către: Manager Administrativ
Obiectivul Postului
Funcționarul administrativ este responsabil de gestionarea activităților administrative zilnice pentru a asigura buna funcționare a biroului. Acesta va sprijini echipa de management prin coordonarea programărilor, organizarea documentelor și asigurarea unei comunicări eficiente în cadrul departamentului.
Responsabilități și Sarcini
- Gestionarea Documentelor
- Pregătirea, arhivarea și actualizarea documentelor oficiale.
- Menținerea și organizarea fișierelor fizice și electronice.
- Asigurarea conformității cu politicile interne de gestionare a documentelor.
- Coordonarea Programărilor
- Gestionarea agendei managerului administrativ.
- Organizarea întâlnirilor, ședințelor și evenimentelor de companie.
- Rezervarea sălilor de conferință și pregătirea materialelor necesare.
- Comunicare și Corespondență
- Gestionarea corespondenței interne și externe.
- Răspunsul la apeluri telefonice, e-mailuri și alte solicitări de informații.
- Redactarea și trimiterea de scrisori, e-mailuri și alte documente oficiale.
- Asistență pentru Angajați
- Oferirea de suport administrativ angajaților și vizitatorilor.
- Pregătirea și actualizarea listelor de prezență și a rapoartelor de activitate.
- Sprijinirea echipei în sarcinile administrative ad-hoc.
- Gestionarea Resurselor și Echipamentelor
- Monitorizarea și comandarea consumabilelor de birou.
- Asigurarea bunei funcționări a echipamentelor de birou (imprimante, copiatoare, etc.).
- Colaborarea cu furnizorii pentru a asigura livrarea și întreținerea echipamentelor.
Cerințe și Competențe
- Studii: Diplomă de bacalaureat; studiile superioare reprezintă un avantaj.
- Experiență: Minimum 2 ani experiență într-un rol administrativ similar.
- Abilități de comunicare: Excelente abilități de comunicare verbală și scrisă.
- Organizare: Capacitate excelentă de organizare și gestionare a timpului.
- Atenție la detalii: Atenție deosebită la detalii și precizie.
- Abilități tehnice: Competențe solide în utilizarea pachetului Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
Atribuții Suplimentare
- Participarea la programe de formare și dezvoltare profesională.
- Respectarea regulilor și politicilor de securitate și confidențialitate ale companiei.
- Contribuirea la îmbunătățirea continuă a proceselor administrative.
