Fișa postului este un document-cheie care definește în detaliu responsabilitățile și așteptările pentru un anumit rol într-o organizație. În cazul unei secretare, această fișă poate fi crucială pentru a asigura o performanță optimă și o colaborare eficientă cu echipa.

Printre responsabilitățile-cheie ale unei secretare se numără gestionarea eficientă a agendei, organizarea întâlnirilor și a deplasărilor, precum și asistența administrativă pentru manageri și alți membri ai echipei. De asemenea, secretara poate fi responsabilă de prelucrarea corespondenței, a documentelor și a altor sarcini de birou.

Pentru a fi de succes în acest rol, o secretară trebuie să demonstreze abilități solide de organizare, comunicare și multitasking. Flexibilitatea, atenția la detalii și capacitatea de a lucra sub presiune sunt, de asemenea, calități esențiale.

Prin definirea clară a responsabilităților într-o fișă a postului, organizațiile pot asigura că secretarele își pot îndeplini rolul în mod eficient, contribuind în mod semnificativ la succesul general al companiei.

Fişă de Post: Secretară

Departament: Administrativ
Locație: București, România
Rapoarte către: Director General
Cod Post: SEC-ADMIN-01
Nivel de Experiență: Entry-Level/Medie
Data Emiterii: 25 iulie 2024

1. Scopul Postului:

Asigurarea suportului administrativ pentru conducerea companiei și facilitarea comunicării eficiente între departamente și parteneri externi.

2. Responsabilități și Sarcini:

• Gestionarea Comunicării:
  • Preluarea, direcționarea și gestionarea apelurilor telefonice și a corespondenței electronice.
  • Redactarea și trimiterea corespondenței oficiale (e-mailuri, scrisori, note interne).
  • Asigurarea comunicării eficiente între director și alte departamente sau parteneri externi.
• Organizare și Planificare:
  • Planificarea și organizarea agendei zilnice a directorului, programarea întâlnirilor și evenimentelor.
  • Coordonarea aranjamentelor de călătorie pentru director și alte persoane desemnate.
  • Pregătirea documentelor necesare pentru întâlniri (agende, minute, rapoarte).
• Suport Administrativ:
  • Gestionarea și menținerea arhivei documentelor și a dosarelor administrative.
  • Coordonarea aprovizionării cu materiale de birou și alte resurse necesare.
  • Gestionarea și actualizarea bazelor de date interne.
• Asistență Generală:
  • Întâmpinarea și asistarea vizitatorilor în birou.
  • Pregătirea și organizarea logisticii pentru întâlniri și evenimente interne (rezervări săli, catering).
  • Suport administrativ ad-hoc la solicitarea directorului sau a altor membri ai echipei de conducere.

3. Cerințe:

• Studii și Experiență:
  • Diplomă de Bacalaureat; studiile superioare în domeniul administrativ sau conex constituie un avantaj.
  • Minimum 2 ani de experiență într-o poziție similară.
• Competențe Tehnice:
  • Cunoștințe avansate de utilizare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
  • Abilități de redactare și editare documente oficiale.
  • Familiaritate cu echipamentele de birou (copiatoare, scanere, centrale telefonice).
• Competențe Lingvistice:
  • Cunoașterea limbii române la nivel avansat.
  • Cunoașterea limbii engleze la nivel mediu/avansat; cunoașterea unei alte limbi străine constituie un avantaj.
• Abilități Personale:
  • Excelente abilități de comunicare și relaționare interpersonală.
  • Capacitate de organizare și planificare a activităților zilnice.
  • Atenție la detalii și capacitatea de a respecta termenele limită.
  • Capacitatea de a gestiona sarcini multiple într-un mediu dinamic.

4. Alte Cerințe:

• Flexibilitate în ceea ce privește programul de lucru.
• Discreție și confidențialitate în gestionarea informațiilor sensibile.

5. Beneficii:

• Salariu competitiv și pachet de beneficii.
• Posibilități de dezvoltare profesională și training-uri.
• Mediu de lucru dinamic și profesional.

Fişa Postului: Secretară Model PDF