Registrul jurnal reprezintă unul dintre cele mai importante documente contabile pentru orice afacere din România, însă mulți antreprenori întâmpină dificultăți în înțelegerea și completarea corectă a acestuia. În contextul digitalizării accelerate și al modificărilor legislative din 2025, menținerea unui registru jurnal conform poate părea o sarcină copleșitoare.
În primul rând, acest document nu este doar o cerință legală, ci și un instrument esențial pentru evidența cronologică a tuturor operațiunilor economico-financiare. Completarea incorectă sau neglijarea registrului jurnal poate atrage sancțiuni semnificative din partea autorităților fiscale. De asemenea, un registru jurnal bine organizat oferă o imagine clară asupra sănătății financiare a companiei tale.
Prin urmare, am creat acest ghid complet pentru a te ajuta să înțelegi exact ce este registrul jurnal, cum trebuie structurat, metodele corecte de completare și avantajele digitalizării acestuia în 2025. Vei descoperi atât aspectele legale obligatorii, cât și sfaturi practice pentru eficientizarea proceselor contabile din afacerea ta.
Ce este Registrul-Jurnal și de ce este obligatoriu
Definirea clară și înțelegerea obligațiilor legale referitoare la registrul-jurnal reprezintă fundația unei evidențe contabile corecte pentru orice entitate economică. Acest document contabil esențial stă la baza întregului sistem financiar al organizației tale.
Definiția conform Legii contabilității
Potrivit Legii contabilității nr. 82/1991, registrul-jurnal este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează, în ordine cronologică, toate operațiunile economico-financiare efectuate de o entitate. Acest document reflectă mișcarea elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii ale entității, oferind astfel o imagine completă a activității financiare.
Articolul 19 din Legea contabilității stabilește clar că registrul-jurnal face parte din categoria registrelor de contabilitate obligatorii, alături de Registrul-inventar și Cartea mare. Aceste documente reprezintă coloana vertebrală a sistemului contabil în partidă dublă. Întocmirea, editarea și păstrarea acestor registre se efectuează conform normelor elaborate de Ministerul Finanțelor Publice.
În plus, articolul 20 din aceeași lege subliniază că „registrele de contabilitate se utilizează în strictă concordanță cu destinația acestora și se prezintă în mod ordonat și astfel completate încât să permită, în orice moment, identificarea și controlul operațiunilor contabile efectuate.”
Rolul său în evidența financiară
Registrul-jurnal îndeplinește mai multe funcții esențiale în cadrul evidenței financiare:
În primul rând, servește ca instrument de înregistrare cronologică și sistematică a tuturor modificărilor elementelor de activ și pasiv ale entității. Acest aspect este crucial pentru asigurarea trasabilității operațiunilor financiare.
De asemenea, documentul furnizează baza pentru întocmirea balanței de verificare lunare, întrucât totalul registrului-jurnal aferent unei luni trebuie să corespundă cu totalul rulajului lunar (debitor sau creditor) al balanței de verificare contabile.
Fiecare înregistrare în registrul-jurnal trebuie să conțină elemente specifice care să permită identificarea clară a operațiunii:
- Felul, numărul și data documentului justificativ
- Explicații privind operațiunile respective
- Conturile sintetice debitoare și creditoare implicate
- Sumele corespunzătoare operațiunilor efectuate
Astfel, registrul-jurnal devine un instrument fundamental pentru trasabilitatea și controlul financiar, oferind posibilitatea verificării în orice moment a corectitudinii operațiunilor contabile.
Cine este obligat să îl utilizeze
Obligativitatea utilizării registrului-jurnal se aplică unei game largi de entități economice și non-profit:
- Societățile comerciale și companiile naționale
- Instituțiile publice
- Asociațiile și alte entități non-profit
- Persoanele fizice care desfășoară activități producătoare de venit
Totuși, există o distincție importantă referitoare la metoda de contabilitate utilizată. Registrul-jurnal este obligatoriu pentru entitățile care conduc evidența contabilă pe baza regulilor contabilității în partidă dublă. Acest lucru include majoritatea societăților comerciale din România.
În cazul entităților cu subunități în diferite zone geografice, care conduc contabilitatea până la balanța de verificare, registrul-jurnal se întocmește de către acele subunități. Ulterior, aceste informații sunt centralizate la nivelul entității principale.
Documentul trebuie păstrat timp de 10 ani de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia a fost întocmit. În situații nefavorabile, precum pierdere, distrugere sau sustragere, registrul-jurnal trebuie reconstituit în cel mult 30 de zile de la constatarea acestor evenimente.
Structura Registrului-Jurnal: coloane și informații esențiale
Pentru întocmirea corectă a Registrului-Jurnal, este esențial să înțelegem structura sa detaliată și informațiile ce trebuie completate în fiecare coloană. Acest document contabil este organizat într-un format tabelar specific, cu opt coloane distincte, fiecare având un rol bine definit în procesul de evidență financiară.
Numărul curent al operațiunilor
În prima coloană a Registrului-Jurnal se înscrie numărul curent al operațiunilor economico-financiare. Numerotarea începe de la 1 ianuarie sau de la data începerii activității și continuă cronologic până la sfârșitul exercițiului financiar sau până la încetarea activității. Acest număr unic asigură trasabilitatea fiecărei operațiuni și facilitează identificarea rapidă a acesteia în caz de control sau verificare.
Data înregistrării
Coloana a doua este dedicată datei când se efectuează înregistrarea în registru. Aici se trece anul, luna și ziua operațiunii. Cronologia este un aspect fundamental al Registrului-Jurnal, acesta fiind, de altfel, motivul pentru care documentul poartă denumirea de „jurnal” – toate operațiunile sunt înregistrate în ordinea desfășurării lor.
Documentul justificativ: tip, număr, dată
În coloana a treia se consemnează detaliile documentului justificativ care stă la baza operațiunii economice înregistrate. Aici se trece felul documentului (factură, chitanță, bon fiscal, etc.), numărul și data acestuia. De asemenea, în cazul în care înregistrarea se face pe baza unui jurnal auxiliar, se menționează și acest aspect. Jurnal auxiliar poate fi, de exemplu, jurnalul privind operațiunile de casă și bancă sau jurnalul decontărilor cu furnizorii.
Explicații privind operațiunea
Coloana a patra este rezervată explicațiilor referitoare la operațiunea respectivă. Aici se oferă detalii succinte despre natura operațiunii înregistrate. Este important de menționat că această coloană se completează doar atunci când este cazul, adică atunci când natura operațiunii nu reiese clar din celelalte informații înregistrate.
Conturi debitoare și creditoare
Coloanele cinci și șase sunt destinate simbolurilor conturilor implicate în operațiunea respectivă. În coloana a cincea se trece simbolul conturilor debitoare, iar în coloana a șasea se trec simbolurile conturilor creditoare. Aceste coloane reflectă principiul contabilității în partidă dublă, conform căruia orice operațiune economică afectează cel puțin două conturi, unul debitor și unul creditor.
Sume debitoare și creditoare
Ultimele două coloane, șapte și opt, sunt dedicate sumelor implicate în operațiunea economică. În coloana a șaptea se înregistrează sumele totale debitoare, iar în coloana a opta se înregistrează sumele totale creditoare din documentul justificativ. Un aspect important este că aceste sume se totalizează lunar, ceea ce permite verificarea echilibrului între debit și credit, conform principiului dublei înregistrări.
În concluzie, fiecare coloană din Registrul-Jurnal are un rol specific și esențial în asigurarea unei evidențe contabile corecte și complete. Înregistrările din acest document trebuie să cuprindă toate elementele necesare pentru identificarea și controlul operațiunilor contabile efectuate, respectând principiile fundamentale ale contabilității.
Cum se completează Registrul-Jurnal corect
Menținerea corectă a Registrului-Jurnal necesită atenție la detalii și respectarea unor proceduri specifice prevăzute de legislația contabilă românească. Indiferent de dimensiunea afacerii tale, completarea corectă a acestui document este esențială pentru a evita sancțiunile și pentru a asigura o evidență financiară transparentă.
Completare manuală vs. completare digitală
Potrivit Legii contabilității, registrele contabile se pot prezenta sub formă de registre, foi volante sau listări informatice. Astfel, ai două opțiuni principale pentru completarea Registrului-Jurnal:
Completarea manuală presupune întocmirea documentului pe suport de hârtie, cu înregistrarea cronologică a tuturor operațiunilor economico-financiare. Acest format tradițional necesită numerotarea filelor în ordine crescătoare și numerotarea volumelor în ordinea completării lor.
Completarea digitală se realizează cu ajutorul programelor informatice de contabilitate. În acest caz, documentele financiar-contabile se pot păstra pe suporturi tehnice, cu condiția să poată fi listate în orice moment, în funcție de necesitățile entității sau la cererea organelor de control. Avantajul major al acestei metode este posibilitatea de export în formate precum PDF, CSV sau XLS.
Indiferent de metoda aleasă, conținutul și structura Registrului-Jurnal rămân aceleași. De asemenea, ambele variante sunt recunoscute legal, cu condiția respectării cerințelor de arhivare specifice fiecărui format.
Frecvența înregistrărilor: zilnic sau lunar
Înregistrările în Registrul-Jurnal pot fi făcute:
Zilnic – fiecare operațiune este înregistrată individual, imediat ce apare documentul justificativ. Această abordare este recomandată pentru afacerile cu volum mare de tranzacții.
Lunar – în cazul utilizării jurnalelor auxiliare pentru diverse categorii de operațiuni, se pot înregistra în Registrul-Jurnal doar sumele centralizate pe conturi, preluate din aceste jurnale la sfârșitul lunii. În acest caz, lunar sau la altă perioadă prevăzută de lege, în fiecare jurnal auxiliar se stabilesc totalurile sumelor debitoare sau creditoare înregistrate în cursul lunii, totaluri care se înscriu apoi în Registrul-Jurnal.
Este important de reținut că, indiferent de frecvența înregistrărilor, sumele înregistrate în Registrul-Jurnal trebuie totalizate lunar.
Utilizarea notelor contabile
Pentru operațiunile care nu au la bază documente justificative directe, se întocmește Nota de contabilitate (cod 14-6-2/A) . Aceste note se bazează pe note justificative sau note de calcul și se înregistrează în mod cronologic în Registrul-Jurnal.
Notele de contabilitate sunt esențiale pentru operațiuni precum:
- Închiderea conturilor de venituri și cheltuieli
- Calculul și înregistrarea amortizării
- Constituirea sau reluarea provizioanelor
- Alte operațiuni care nu rezultă direct din documente primare
Este crucial ca fiecare notă contabilă să fie clar explicată și să includă toate informațiile necesare pentru a justifica înregistrarea respectivă.
Exemplu de completare
Pentru ilustrarea modului corect de completare a unei operațiuni în Registrul-Jurnal, să presupunem înregistrarea unei facturi de achiziție:
- Coloana 1: Se completează cu numărul curent al operațiunii (ex: 45)
- Coloana 2: Data înregistrării (ex: 15.05.2025)
- Coloana 3: „Factură nr. 123/14.05.2025”
- Coloana 4: „Achiziție materiale de birou”
- Coloana 5: „6022” (contul debitor – Cheltuieli cu materialele consumabile)
- Coloana 6: „401” (contul creditor – Furnizori)
- Coloana 7: „500” (suma debitoare în RON)
- Coloana 8: „500” (suma creditoare în RON)
În cazul completării digitale, programul contabil generează automat aceste înregistrări după introducerea datelor, verificând și echilibrul debit-credit. Totuși, responsabilitatea pentru corectitudinea înregistrărilor aparține persoanei care conduce contabilitatea entității, indiferent de metoda utilizată.
Jurnalele auxiliare și legătura cu Registrul-Jurnal
În contextul contabilității moderne, eficientizarea proceselor de evidență contabilă devine esențială pentru companii de toate dimensiunile. Jurnalele auxiliare reprezintă instrumente contabile deosebit de valoroase care simplifică semnificativ modul de operare al registrului-jurnal, oferind o soluție practică pentru organizațiile cu volume mari de tranzacții similare.
Ce sunt jurnalele auxiliare
Jurnalele auxiliare sunt documente centralizatoare destinate înregistrării operațiunilor de aceeași natură realizate în același loc de activitate, precum atelier, secție sau departament. Aceste documente stau la baza înregistrărilor din registrul-jurnal și facilitează procesul de evidență contabilă, în special pentru entitățile cu un volum ridicat de tranzacții similare. Practic, jurnalele auxiliare funcționează ca documente intermediare, permițând gruparea și sintetizarea operațiunilor economico-financiare înainte de înregistrarea lor în registrul-jurnal.
Așadar, prin utilizarea jurnalelor auxiliare, entitățile pot optimiza fluxul informațional contabil și pot reduce semnificativ volumul de muncă necesar pentru completarea registrului-jurnal, fără a afecta calitatea și acuratețea înregistrărilor contabile.
Tipuri de jurnale auxiliare
În practica contabilă românească, există mai multe tipuri de jurnale auxiliare, fiecare destinat unui anumit tip de operațiuni economice:
- Jurnalul privind operațiunile de casă și bancă (cod 14-6-5) – utilizat pentru înregistrarea tranzacțiilor efectuate prin casieria unității și prin bancă
- Jurnalul privind decontările cu furnizorii (cod 14-6-6) – dedicat evidenței relațiilor cu furnizorii
- Situația încasării-achitării facturilor (cod 14-6-7) – reflectă stadiul încasării și plății facturilor
- Jurnalul privind consumurile și alte ieșiri de stocuri (cod 14-6-8) – pentru evidența consumurilor de materiale
- Jurnalul privind salariile și contribuțiile sociale (cod 14-6-10) – dedicat operațiunilor de personal
- Jurnalul privind operațiuni diverse (cod 14-6-17) – pentru alte tipuri de operațiuni
De asemenea, entitățile pot dezvolta și alte jurnale auxiliare în funcție de specificul activității și de necesitățile proprii de raportare financiară.
Cum se centralizează datele în Registrul-Jurnal
Centralizarea datelor din jurnalele auxiliare în registrul-jurnal urmează un proces bine definit. Lunar sau la altă perioadă prevăzută de lege, în fiecare jurnal auxiliar se stabilesc totalurile sumelor debitoare sau creditoare înregistrate în cursul perioadei respective. Ulterior, aceste totaluri sunt transferate în registrul-jurnal.
În acest caz, în coloana 3 a registrului-jurnal se va menționa denumirea jurnalului auxiliar (de exemplu, „jurnalul privind operațiunile de casă și bancă” sau „jurnalul decontărilor cu furnizorii”) în locul documentului justificativ individual. Prin urmare, în registrul-jurnal se va înregistra doar totalul lunar al fiecărui jurnal auxiliar, ceea ce simplifică considerabil evidența contabilă.
Astfel, pentru entitățile care utilizează jurnale auxiliare, registrul-jurnal devine un document de centralizare a totalurilor lunare, și nu un instrument de evidență a fiecărei operațiuni în parte. Această abordare reduce semnificativ volumul de muncă necesar pentru completarea registrului-jurnal, fără a compromite integritatea și acuratețea evidenței contabile.
Digitalizarea Registrului-Jurnal în 2025
Tehnologia schimbă fundamental modul în care gestionăm documentele contabile în 2025. Registrul-jurnal, pilonul evidenței financiare, beneficiază acum de avantajele erei digitale, transformând procesele tradiționale într-un sistem eficient și accesibil.
Sisteme informatice de contabilitate
Instituțiile care folosesc sisteme informatice pentru prelucrarea datelor contabile au obligația să asigure prelucrarea corectă a informațiilor în conformitate cu normele contabile aplicabile. De asemenea, acestea trebuie să garanteze controlul și păstrarea corespunzătoare a datelor pe suporturi tehnice. În condițiile utilizării acestor sisteme, semnătura nu mai reprezintă un element obligatoriu, însă entitățile trebuie să stabilească proceduri proprii pentru identificarea persoanelor care au inițiat, dispus și aprobat operațiunile respective.
Programele populare în România precum SAGA, SmartBill sau 1-C Contabilitate (folosit de peste 90% dintre entitățile din Republica Moldova) simplifică semnificativ procesul de gestionare a registrului-jurnal. Aceste aplicații permit înregistrarea cronologică a operațiunilor și generarea automată a rapoartelor necesare.
Exportul în format PDF, CSV, XLS
Un avantaj major al sistemelor digitale este posibilitatea de export a registrului-jurnal în diverse formate. Utilizatorii pot genera cu ușurință rapoarte în formate PDF, CSV sau XLS, în funcție de necesitățile specifice. Formatul PDF este creat pentru tipărire rapidă, în timp ce formatele XLS și CSV sunt potrivite pentru analize mai avansate.
Astfel, registrul-jurnal digital poate fi personalizat prin diverse opțiuni: afișarea totalurilor pe zi, afișarea totalurilor pe lună sau cumularea conturilor pe document.
Noi iti oferim modelul registru jurnal gratuit in format word si pdf. Tot ce ai de facut este sa folosesti butoanele de mai jos.
Accesul organelor de control
Entitățile care utilizează sisteme informatice trebuie să asigure listarea tuturor registrelor, jurnalelor și formularelor la cererea organelor de control. Mai mult, sistemele informatice trebuie să includă un plan de securitate cu măsuri tehnice și organizatorice care să garanteze:
- Confidențialitatea și integritatea comunicațiilor
- Confidențialitatea și integritatea datelor
- Detectarea accesului neautorizat
- Restaurarea informațiilor în caz de calamități naturale
Avantajele digitalizării
Digitalizarea registrului-jurnal aduce numeroase beneficii practice:
- Economie de timp: automatizarea permite economisirea timpului destinat proceselor de rutină zilnică
- Reducerea erorilor: limitarea erorilor cauzate de oboseală sau neatenție
- Acces rapid la informații: registrul devine un instrument util pentru găsirea documentelor înregistrate
- Corectare facilă: erorile identificate pot fi corectate direct din interfața aplicației
- Arhivare eficientă: documentele se păstrează în format electronic timp de 10 ani (50 de ani pentru statele de salarii)
În contextul implementării SAF-T în 2025, registrul-jurnal digital devine și mai relevant, întrucât înregistrările contabile la nivel de tranzacție reprezintă o componentă esențială a declarației D406.
Concluzie
Registrul-jurnal rămâne, fără îndoială, piatra de temelie a sistemului contabil pentru orice entitate economică din România. Prin urmare, înțelegerea corectă a structurii, modului de completare și cerințelor legale asociate acestui document este esențială pentru conformitatea fiscală și pentru o gestiune financiară eficientă.
După cum am văzut, acest document nu reprezintă doar o obligație legală, ci și un instrument valoros pentru monitorizarea sănătății financiare a afacerii. Mai mult decât atât, utilizarea jurnalelor auxiliare simplifică semnificativ procesul de evidență, reducând timpul alocat operațiunilor repetitive și minimizând riscul erorilor.
Digitalizarea reprezintă, fără îndoială, viitorul registrului-jurnal. Sistemele informatice moderne oferă numeroase avantaje: reducerea erorilor, economisirea timpului, accesul rapid la informații și arhivarea eficientă. De asemenea, aceste sisteme facilitează conformarea cu noile cerințe privind raportarea electronică, inclusiv implementarea SAF-T.
Adaptarea la schimbările legislative și tehnologice din 2025 poate părea inițial o provocare. Cu toate acestea, abordarea sistematică prezentată în acest ghid vă va ajuta să navigați cu încredere prin complexitățile registrului-jurnal. Astfel, veți transforma o simplă obligație legală într-un instrument strategic pentru afacerea dumneavoastră.
Indiferent dacă optați pentru metoda tradițională sau pentru soluțiile digitale moderne, ținerea corectă a registrului-jurnal vă asigură nu doar conformitatea cu legislația în vigoare, ci și baza solidă pentru decizii financiare informate. Desigur, consultarea unui expert contabil rămâne întotdeauna recomandată pentru situații specifice sau interpretări legislative particulare.
Dragos Moldovan este fondatorul factura-fiscala.com și expert în documente fiscale digitale. Scrie simplu, clar și pe înțelesul tuturor, transformând birocrația în ceva ușor de gestionat.