Dacă ai nevoie să ții evidența formularelor tipărite, numerotate sau folosite în firmă, poți folosi o fișă de magazie a formularelor cu regim special. Mai jos găsești un model editabil în format Word, o variantă PDF gata de tipărit, dar și explicații clare despre completare, serii, numere, intrări, ieșiri și stocuri.
Acest model este util pentru evidența internă a formularelor precum chitanțiere, facturi tipizate, avize, boniere sau alte documente cu numere și serii. Fișa ajută la urmărirea formularelor primite, eliberate, consumate sau aflate încă în stoc.
Model fișă de magazie a formularelor cu regim special Word și PDF
Descarcă modelul de fișă de magazie pentru formulare cu regim special în format editabil sau gata de imprimare. Varianta Word poate fi modificată ușor pe calculator, iar varianta PDF este potrivită pentru tipărire și completare manuală.
- Fișă de magazie formulare cu regim special: descarcă Word | descarcă PDF
- Model simplu pentru evidență internă: descarcă Word | descarcă PDF
Recomandat este să folosești varianta Word dacă vrei să adaptezi coloanele la situația firmei tale sau varianta PDF dacă ai nevoie de un formular simplu, gata de imprimat.
Ce este fișa de magazie a formularelor cu regim special
Fișa de magazie a formularelor cu regim special este un document folosit pentru evidența formularelor numerotate, înseriate sau gestionate separat. Prin acest document se poate urmări câte formulare au intrat în gestiune, câte au fost eliberate, cui au fost predate și ce stoc mai există.
În practică, fișa poate fi folosită pentru evidența documentelor tipizate sau cu numerotare internă, de exemplu chitanțiere, facturi, avize de însoțire a mărfii, bonuri de consum, formulare interne sau alte documente care trebuie urmărite pe serii și numere.
Documentul nu trebuie confundat cu fișa de magazie pentru materiale sau produse. Fișa de magazie a formularelor cu regim special se referă la evidența formularelor, nu la evidența stocurilor de marfă sau materiale.
Când se folosește fișa de magazie pentru formulare
Fișa este utilă atunci când o firmă, instituție sau organizație dorește să urmărească exact circulația formularelor cu serie, număr sau regim intern de numerotare. Este folosită mai ales în situațiile în care documentele sunt predate către gestionari, casieri, responsabili de compartimente sau alte persoane care le folosesc în activitatea curentă.
- când se primesc formulare tipărite sau numerotate;
- când se eliberează formulare către salariați sau compartimente;
- când trebuie urmărite seriile și numerele formularelor;
- când se face verificarea stocului de formulare neutilizate;
- când se dorește o evidență clară pentru documente financiar-contabile;
- când se predau sau se arhivează documente cu regim intern de numerotare.
Pentru documente contabile uzuale, vezi și modelele de factură, chitanță, aviz de însoțire a mărfii și registru de casă.
Ce informații conține fișa de magazie a formularelor cu regim special
Un model complet de fișă de magazie pentru formulare cu regim special trebuie să permită identificarea formularului, evidența intrărilor și ieșirilor, precum și urmărirea stocului rămas. Documentul trebuie să fie clar, ușor de completat și ușor de verificat ulterior.
- denumirea formularului;
- codul formularului, dacă există;
- formatul sau tipul formularului;
- seria și numerele formularelor primite;
- data intrării în gestiune;
- numărul documentului de primire;
- cantitatea primită;
- cantitatea eliberată;
- stocul rămas;
- persoana căreia i s-au predat formularele;
- semnătura de primire sau predare;
- observații privind anularea, pierderea sau casarea unor formulare.
Cum se completează fișa de magazie, pas cu pas
Completarea fișei trebuie făcută atent, deoarece scopul documentului este să arate traseul formularelor de la primire până la utilizare sau arhivare. Cel mai important este să nu se piardă legătura dintre seria formularului, numărul acestuia și persoana care l-a primit.
- Completează denumirea formularului – de exemplu chitanță, factură, aviz de însoțire a mărfii, bon de consum sau alt formular intern.
- Notează seria și intervalul de numere – de exemplu de la numărul 001 la numărul 100.
- Înregistrează intrarea formularelor – se trece data primirii, documentul de intrare și cantitatea primită.
- Înregistrează eliberarea formularelor – se notează data, cantitatea eliberată și persoana care primește formularele.
- Calculează stocul rămas – după fiecare intrare sau ieșire se actualizează soldul/stocul.
- Adaugă observații dacă este cazul – de exemplu formulare anulate, deteriorate, pierdute sau returnate.
Pentru evidența stocurilor de materiale, nu a formularelor, vezi și pagina despre bon de consum sau nota de recepție.
Model fișă de magazie a formularelor cu regim special, copy-paste
FIȘĂ DE MAGAZIE A FORMULARELOR CU REGIM SPECIAL
Denumirea formularului: [ex. Chitanță / Factură / Aviz de însoțire a mărfii]
Cod formular: [dacă există]
Format: [bloc / carnet / coală / formular tipărit]
Seria: [____]
Numerele rezervate: de la [____] până la [____]
Unitatea: [denumirea firmei/instituției]
Compartimentul: [contabilitate / casierie / gestiune / administrativ]
Responsabil evidență: [nume și prenume]
Data: [____]
Document de intrare/ieșire: [____]
Cantitate primită: [____]
Cantitate eliberată: [____]
Stoc rămas: [____]
Predat către: [nume persoană / compartiment]
Semnătură primire: [____]
Observații: [____]
Acest model poate fi adaptat în funcție de tipul formularelor folosite, de procedurile interne și de modul în care este organizată evidența documentelor în firmă.
Exemplu completat fișă de magazie formulare cu regim special
Mai jos ai un exemplu simplu de completare pentru un chitanțier primit și eliberat către casierie. Exemplul este orientativ și trebuie adaptat în funcție de documentele reale ale firmei.
| Data | Document | Seria/numere | Intrare | Ieșire | Stoc | Predat către | Observații |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 05.01.2026 | Factură furnizor nr. 15 | CH 001-100 | 100 | – | 100 | – | Chitanțier primit |
| 06.01.2026 | Bon predare internă nr. 1 | CH 001-050 | – | 50 | 50 | Casierie | Predat casierului |
| 20.01.2026 | Proces-verbal intern | CH 051-060 | – | 10 | 40 | Gestiune | Formulare folosite pentru încasări |
Dacă ai nevoie să consemnezi predarea unor documente între persoane sau compartimente, poți folosi și un proces-verbal de predare-primire.
Greșeli frecvente la completare
O fișă de magazie completată greșit poate crea confuzii atunci când se verifică formularele folosite, formularele rămase sau documentele anulate. De aceea este important să fie completată constant, nu doar la finalul lunii sau la control.
- nu se completează seria și intervalul de numere;
- nu se actualizează stocul după fiecare ieșire;
- nu se notează persoana care a primit formularele;
- se amestecă formulare diferite în aceeași fișă;
- nu se păstrează dovada predării formularelor;
- nu se menționează formularele anulate, pierdute sau deteriorate;
- se confundă fișa de magazie pentru formulare cu fișa de magazie pentru bunuri materiale.
Diferența dintre fișa de magazie și alte formulare contabile
Fișa de magazie a formularelor cu regim special are un rol de evidență pentru formulare. Alte documente contabile au scopuri diferite și nu trebuie confundate între ele.
- Factura se folosește pentru livrări de bunuri sau prestări de servicii. Vezi model factură.
- Chitanța se folosește pentru confirmarea unei încasări în numerar. Vezi model chitanță.
- Avizul de însoțire a mărfii însoțește bunurile pe timpul transportului sau transferului. Vezi model aviz de însoțire a mărfii.
- Registrul de casă evidențiază operațiunile de casă. Vezi model registru de casă.
- Bonul de consum justifică eliberarea materialelor din gestiune. Vezi model bon de consum.
Întrebări frecvente despre fișa de magazie a formularelor cu regim special
Este fișa de magazie a formularelor cu regim special același lucru cu fișa de magazie pentru materiale?
Nu. Fișa de magazie pentru materiale urmărește intrările, ieșirile și stocurile de bunuri materiale. Fișa de magazie a formularelor cu regim special urmărește formularele tipărite, numerotate, înseriate sau gestionate intern.
Se deschide o fișă separată pentru fiecare tip de formular?
În practică, este recomandat să se țină evidență separată pentru fiecare tip de formular sau pentru fiecare serie importantă. Astfel se evită amestecarea chitanțelor, facturilor, avizelor sau altor documente.
Ce se trece la seria și numărul formularului?
Se trec seria și intervalul de numere aferente formularelor primite sau eliberate. De exemplu, seria CH, numerele 001-100, dacă este vorba despre un chitanțier cu 100 de formulare.
Pot folosi modelul în format Word?
Da. Varianta Word este utilă dacă vrei să modifici antetul, coloanele sau denumirile în funcție de procedurile interne ale firmei. Varianta PDF este mai potrivită pentru imprimare rapidă.
Ce fac cu formularele anulate sau deteriorate?
Acestea trebuie evidențiate separat la observații sau într-un document intern, în funcție de procedurile firmei. Important este să existe o urmă clară pentru seriile și numerele care nu au mai fost folosite normal.
Resurse utile
- Formulare contabile
- Model factură
- Model chitanță
- Aviz de însoțire a mărfii
- Registru de casă
- Bon de consum
- Foaie de pontaj
- Proces-verbal de predare-primire
Notă: modelul de mai sus este orientativ și poate fi adaptat în funcție de procedurile interne, tipul formularelor folosite și regulile contabile aplicabile. Pentru situații speciale sau controale fiscale, este recomandat să consulți contabilul firmei sau un specialist în legislație financiar-contabilă.
Dragos Moldovan este fondatorul factura-fiscala.com și expert în documente fiscale digitale. Scrie simplu, clar și pe înțelesul tuturor, transformând birocrația în ceva ușor de gestionat.