Ai nevoie de un model notă de recepție NIR pentru înregistrarea mărfurilor intrate în gestiune? Mai jos găsești explicații clare despre ce este nota de recepție, când se folosește, ce trebuie să conțină și un model simplu copy-paste pe care îl poți adapta.
Nota de recepție și constatare de diferențe, cunoscută frecvent ca NIR, este un document contabil folosit la recepția bunurilor, produselor sau mărfurilor primite pe baza unei facturi, a unui aviz de însoțire a mărfii sau a altui document justificativ.
Pentru documente conexe, poți consulta și modelul de factură, avizul de însoțire a mărfii, bonul de consum și pagina cu formulare contabile.
Cuprins
- Ce este nota de recepție NIR?
- Când se folosește nota de recepție?
- Model notă de recepție NIR copy-paste
- Ce conține nota de recepție?
- Cum se completează NIR-ul?
- NIR, factură și aviz: care este legătura?
- Cine completează nota de recepție?
- Greșeli frecvente la completarea NIR-ului
- Întrebări frecvente despre nota de recepție NIR
- Resurse utile
Ce este nota de recepție NIR?
Nota de recepție, denumită frecvent NIR, este un document contabil utilizat pentru evidența bunurilor recepționate într-o firmă. Prin acest document se confirmă intrarea în gestiune a mărfurilor, materialelor, produselor sau altor bunuri primite de la furnizori.
De obicei, NIR-ul se întocmește pe baza unei facturi sau a unui aviz de însoțire a mărfii. Documentul ajută la verificarea cantităților, prețurilor, valorilor și eventualelor diferențe constatate la recepție.
Când se folosește nota de recepție?
Nota de recepție se folosește atunci când o firmă primește bunuri care trebuie înregistrate în gestiune. Este importantă mai ales în activitățile comerciale, depozite, magazine, producție, distribuție sau contabilitate de gestiune.
- la recepția mărfurilor de la furnizori;
- la intrarea produselor în depozit;
- la verificarea cantităților primite;
- la constatarea diferențelor între documente și marfa primită;
- la înregistrarea bunurilor în gestiune;
- la organizarea evidenței contabile și administrative;
- la verificări interne, inventar sau control de gestiune.
Model notă de recepție NIR copy-paste
Poți folosi următorul model simplu pentru a redacta o notă de recepție. Acesta trebuie adaptat în funcție de specificul firmei, gestiune și documentele primite de la furnizor.
NOTĂ DE RECEPȚIE ȘI CONSTATARE DE DIFERENȚE Nr. [număr] din data de [data] Unitatea: [denumirea firmei] Gestiunea: [denumirea gestiunii / depozitului] Furnizor: [denumirea furnizorului] Document de proveniență: Factura / Aviz nr. [număr document] din data de [data documentului] Produse recepționate: 1. Denumire produs: [produs] U.M.: [buc/kg/set etc.] Cantitate conform document: [cantitate] Cantitate recepționată: [cantitate] Preț unitar: [preț] Valoare: [valoare] Diferențe constatate: [dacă există] 2. Denumire produs: [produs] U.M.: [buc/kg/set etc.] Cantitate conform document: [cantitate] Cantitate recepționată: [cantitate] Preț unitar: [preț] Valoare: [valoare] Diferențe constatate: [dacă există] Observații: [Se completează dacă există diferențe, lipsuri, deteriorări sau alte mențiuni.] Comisia de recepție / Persoana responsabilă: Nume și prenume: ______________________ Funcție: ______________________________ Semnătură: ____________________________ Gestionar: Nume și prenume: ______________________ Semnătură: ____________________________
Ce conține nota de recepție?
Un model NIR trebuie să includă informațiile necesare pentru identificarea furnizorului, documentului de proveniență și bunurilor recepționate.
- denumirea firmei care recepționează bunurile;
- gestiunea sau depozitul unde intră bunurile;
- datele furnizorului;
- numărul și data facturii sau avizului;
- data recepției;
- produsele sau mărfurile recepționate;
- unitatea de măsură;
- cantitatea conform documentului;
- cantitatea recepționată efectiv;
- prețul unitar și valoarea totală;
- diferențele constatate, dacă există;
- semnăturile persoanelor responsabile.
Cum se completează NIR-ul?
Completarea notei de recepție trebuie făcută cu atenție, deoarece documentul stă la baza înregistrării bunurilor în gestiune și poate fi verificat ulterior în contabilitate.
- completează datele firmei și ale gestiunii;
- introdu datele furnizorului;
- menționează factura sau avizul pe baza căruia se face recepția;
- completează produsele recepționate;
- trece cantitatea din documentul furnizorului;
- verifică și notează cantitatea recepționată efectiv;
- completează prețul unitar și valoarea;
- menționează diferențele, lipsurile sau deteriorările, dacă există;
- verifică concordanța cu factura sau avizul;
- semnează persoanele responsabile de recepție și gestiune.
NIR, factură și aviz: care este legătura?
NIR-ul nu se completează izolat, ci în legătură cu documentele care însoțesc bunurile. Cel mai des, recepția se face pe baza unei facturi sau a unui aviz de însoțire a mărfii.
- Factura arată valoarea bunurilor și datele tranzacției;
- Avizul de însoțire a mărfii însoțește transportul bunurilor;
- NIR-ul confirmă recepția bunurilor în gestiune;
- Bonul de consum poate fi folosit ulterior pentru ieșirea bunurilor din gestiune.
Pentru documente conexe, vezi și model factură, aviz însoțire marfă și bon de consum.
Cine completează nota de recepție?
Nota de recepție poate fi completată de persoana responsabilă cu recepția bunurilor, gestionar, comisia de recepție sau departamentul desemnat intern. În firmele mici, această responsabilitate poate aparține administratorului, contabilului sau persoanei care gestionează stocurile.
Important este ca persoana care semnează să fi verificat efectiv bunurile primite și să confirme că informațiile din document corespund realității.
Greșeli frecvente la completarea NIR-ului
Un NIR completat greșit poate crea probleme în evidența stocurilor și în contabilitate. Verifică atent datele înainte de semnare.
- nu este menționată factura sau avizul;
- datele furnizorului sunt incomplete;
- produsele nu sunt descrise clar;
- cantitatea recepționată nu este verificată;
- nu sunt trecute diferențele constatate;
- prețurile sau valorile sunt calculate greșit;
- lipsește semnătura gestionarului sau a responsabilului de recepție;
- NIR-ul nu este corelat cu documentele contabile.
Întrebări frecvente despre nota de recepție NIR
Ce înseamnă NIR?
NIR înseamnă notă de recepție și constatare de diferențe. Este documentul folosit pentru înregistrarea bunurilor intrate în gestiune.
Când se întocmește nota de recepție?
Nota de recepție se întocmește la primirea bunurilor, mărfurilor sau produselor, de regulă pe baza unei facturi sau a unui aviz de însoțire a mărfii.
Este obligatoriu NIR-ul?
În multe situații de gestiune și contabilitate, NIR-ul este folosit pentru evidența bunurilor intrate. Obligația și modul de întocmire pot depinde de specificul activității și de procedurile contabile ale firmei.
Se poate face NIR pe baza unui aviz?
Da, nota de recepție se poate întocmi și pe baza unui aviz de însoțire a mărfii, urmând ca factura să fie corelată ulterior, conform procedurilor contabile aplicabile.
Cine semnează nota de recepție?
De regulă, nota de recepție este semnată de persoana responsabilă cu recepția, gestionar sau comisia de recepție, în funcție de organizarea internă a firmei.
Ce fac dacă există diferențe la recepție?
Dacă există diferențe între documente și bunurile primite, acestea trebuie menționate clar în nota de recepție, la secțiunea de diferențe sau observații.
Resurse utile
Folosește modelul de notă de recepție NIR de mai sus pentru a înregistra corect intrarea bunurilor în gestiune și pentru a verifica datele din factură sau aviz.
Dragos Moldovan este fondatorul factura-fiscala.com și expert în documente fiscale digitale. Scrie simplu, clar și pe înțelesul tuturor, transformând birocrația în ceva ușor de gestionat.